Politique de confidentialité

1. Notre engagement

Kay School (ci-après la « Plateforme ») accorde une importance primordiale à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ses utilisateurs : directions d'établissement, enseignants, personnels administratifs, parents et élèves. La présente politique décrit nos pratiques en matière de collecte et de traitement des données personnelles.

2. Cadre légal applicable

Le traitement des données personnelles est effectué conformément :

• à l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique en République Démocratique du Congo, et notamment son Titre consacré à la protection des données à caractère personnel ;
• à la Convention de l'Union africaine sur la cybersécurité et la protection des données à caractère personnel (Convention de Malabo), ratifiée par la RDC ;
• au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), lorsque des personnes concernées situées dans l'Union européenne sont visées par un traitement.

3. Responsable du traitement et sous-traitant

Dans l'usage de la Plateforme, l'établissement scolaire qui souscrit au Service est le responsable du traitement des données de ses élèves, parents et personnels : il détermine les finalités et les moyens du traitement.

Kay School agit en qualité de sous-traitant : nous traitons les données pour le compte et sur instruction de l'établissement, dans le respect de l'article 28 du RGPD et des dispositions correspondantes du Code du numérique. Pour les données de nos propres clients et prospects (gestion de la relation commerciale, support), Kay School agit en tant que responsable du traitement.

4. Données que nous traitons

Selon le profil de l'utilisateur, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, sexe, photographie, identifiant scolaire.
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale.
• Données scolaires : classe, promotion, présences et absences, notes, évaluations, bulletins, cahier de textes.
• Données financières : paiements de frais scolaires, échéances, historique de transactions (hors données bancaires complètes, traitées par les prestataires de paiement).
• Données de connexion : identifiants de compte, journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil et de navigateur.
• Images de vidéosurveillance : lorsque l'établissement active le module caméras, les images captées dans les salles de classe, ainsi que les journaux d'accès aux flux (voir la section dédiée ci-dessous).

5. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• la gestion administrative et pédagogique des élèves et des établissements ;
• le suivi des présences, des notes et l'édition des bulletins ;
• la gestion des paiements et de la comptabilité scolaire ;
• la communication entre l'établissement, les enseignants et les parents ;
• la création et la sécurité des comptes utilisateurs ;
• l'amélioration, la maintenance et la sécurité du Service ;
• la sécurité des personnes et des biens et la supervision pédagogique des salles de classe, via le module optionnel de vidéosurveillance ;
• le respect de nos obligations légales et réglementaires.

6. Bases légales du traitement

Chaque traitement repose sur l'une des bases légales suivantes :

• L'exécution d'un contrat : la fourniture du Service de gestion scolaire à l'établissement.
• Le consentement de la personne concernée, conformément aux conditions prévues par le Code du numérique (notamment son article 192) et par le RGPD, notamment pour certaines communications ou traitements facultatifs.
• Le respect d'une obligation légale à laquelle l'établissement ou l'Éditeur est soumis.
• L'intérêt légitime de l'Éditeur, notamment pour assurer la sécurité de la Plateforme, sous réserve du respect des droits des personnes concernées.

7. Données relatives aux mineurs

La Plateforme traite des données relatives à des élèves mineurs. Ces traitements sont réalisés sous la responsabilité de l'établissement, dans le cadre de sa mission éducative. Lorsque le consentement est requis, il est recueilli auprès du titulaire de l'autorité parentale ou du représentant légal. Les données des mineurs font l'objet d'une vigilance renforcée et ne sont jamais utilisées à des fins de prospection commerciale.

8. Destinataires des données

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées, à savoir :

• le personnel autorisé de l'établissement (direction, enseignants, administration) ;
• les parents et élèves, pour les données qui les concernent ;
• le personnel habilité de l'Éditeur, dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement et au support du Service ;
• nos sous-traitants techniques (hébergement, prestataires de paiement, envoi de notifications), liés par des engagements de confidentialité et de sécurité ;
• les autorités publiques, lorsque la loi l'exige.

Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

9. Transferts de données

Lorsque des données sont hébergées ou traitées en dehors de la République Démocratique du Congo ou de l'Union européenne, l'Éditeur s'assure que le transfert bénéficie de garanties appropriées (décision d'adéquation, clauses contractuelles types ou tout mécanisme reconnu par le Code du numérique et le RGPD) afin de maintenir un niveau de protection équivalent.

10. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées :

À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

11. Sécurité des données

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, notamment : le chiffrement des données en transit et au repos, le contrôle des accès et la gestion des habilitations, la journalisation, les sauvegardes régulières et la sensibilisation du personnel.

12. Vos droits

Conformément au Code du numérique et au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données :

• Droit à l'information sur les finalités et les modalités du traitement ;
• Droit d'accès aux données la concernant ;
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les conditions prévues par la loi ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité des données ;
• Droit d'opposition au traitement, pour des motifs légitimes ;
• Droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité des traitements antérieurs.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut adresser sa demande à gaiusmikobi3@gmail.com. Lorsque les données sont traitées pour le compte d'un établissement, la demande peut être transmise directement à celui-ci en sa qualité de responsable du traitement. Une pièce justificative d'identité pourra être demandée afin de vérifier l'identité du demandeur.

13. Cookies et traceurs

La Plateforme utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (authentification, sécurité, préférences). Des cookies de mesure d'audience ou non essentiels ne sont déposés qu'avec le consentement préalable de l'utilisateur, qui peut être retiré à tout moment via les paramètres de son navigateur ou de la Plateforme.

14. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, l'Éditeur en informe l'autorité de contrôle compétente et, le cas échéant, les personnes concernées, dans les délais et conditions prévus par le Code du numérique et le RGPD (notification à l'autorité dans les meilleurs délais, et en principe dans les 72 heures sous l'empire du RGPD).

15. Autorité de contrôle

En République Démocratique du Congo, la supervision de la protection des données relève de l'Autorité de Protection des Données (APD) instituée par le Code du numérique ; dans l'attente de sa pleine mise en place, ses fonctions sont exercées à titre transitoire par l'autorité de régulation désignée (ARPTIC). Toute personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente. Pour les personnes situées dans l'Union européenne, une réclamation peut être adressée à l'autorité de contrôle de leur pays de résidence.

16. Vidéosurveillance des salles de classe

L'établissement peut activer un module optionnel de vidéosurveillance permettant de visionner, via la Plateforme, le flux en direct de caméras physiques installées dans les salles de classe, et de consulter les enregistrements correspondants. Ce traitement, qui concerne des élèves mineurs, fait l'objet d'une vigilance particulière et des garanties suivantes.

• Finalités : la sécurité des personnes et des biens et la supervision pédagogique des locaux. Les images ne sont utilisées à aucune autre fin, et jamais à des fins commerciales ou de profilage.
• Responsable : l'établissement est responsable du traitement ; il décide de l'activation du module, des zones filmées et de la durée de conservation. Kay School agit comme sous-traitant et s'appuie sur un prestataire d'hébergement vidéo (service cloud) lié par des engagements de confidentialité.
• Base légale : l'intérêt légitime de l'établissement à assurer la sécurité, concilié avec les droits des personnes, et, pour les mineurs, le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du représentant légal, recueilli par l'établissement préalablement à la mise en service.
• Information et signalétique : la présence de caméras est portée à la connaissance des personnes concernées, et les locaux placés sous vidéosurveillance font l'objet d'une signalétique visible.
• Zones exclues : seules les salles de cours peuvent être filmées, à l'exclusion de tout lieu portant une atteinte disproportionnée à l'intimité (sanitaires, vestiaires, infirmerie).
• Son : l'enregistrement audio est en principe désactivé, la captation de conversations étant particulièrement sensible.
• Destinataires : l'accès aux flux est strictement limité aux personnes habilitées — la direction et le promoteur de l'établissement, l'enseignant titulaire pour la seule salle de sa sous-classe, et les parents ou tuteurs légaux pour la ou les sous-classes où leur(s) enfant(s) est(sont) inscrit(s) uniquement. Les élèves n'ont pas accès aux flux dans le cadre de ce module.
• Traçabilité : chaque visionnage (direct ou enregistrement) est journalisé (qui, quelle caméra, quand) afin de garantir la responsabilité des accès.
• Conservation : les enregistrements sont conservés pour une durée courte définie par l'établissement (en principe de 7 à 30 jours) puis supprimés automatiquement, sauf nécessité de les conserver dans le cadre d'une procédure.
• Sécurité et transfert : les flux transitent par des liens chiffrés et des URL de lecture signées, à durée de validité limitée ; les transferts hors RDC ou UE sont encadrés conformément à la section 9.
• Droits : les personnes concernées (ou leurs représentants légaux) exercent les droits décrits à la section 12, notamment le droit d'accès et le droit d'opposition pour motif légitime, auprès de l'établissement.

17. Délégué à la protection des données

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez contacter notre point de contact dédié à l'adresse gaiusmikobi3@gmail.com.

18. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du Service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.

19. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité : gaiusmikobi3@gmail.com, tél. +243 99 48 68 057 / +243 81 07 98 631.