1. Objet et champ d'application
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles les utilisateurs accèdent à la plateforme de gestion scolaire Kay School (ci-après la « Plateforme » ou le « Service ») et en font usage.
Elles s'appliquent à tout accès et à toute utilisation du Service, quel que soit le support utilisé (navigateur web, application mobile). Elles sont conformes à l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique en République Démocratique du Congo (ci-après le « Code du numérique ») et, lorsque des utilisateurs ou des traitements sont concernés, au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
2. Définitions
- Éditeur : la personne morale qui édite et exploite la Plateforme Kay School.
- Établissement : l'école, le collège, le lycée ou l'institution éducative qui souscrit au Service pour gérer ses activités scolaires.
- Utilisateur : toute personne physique accédant à la Plateforme, soit membre de la direction, enseignant, personnel administratif, parent ou élève.
- Compte : l'espace personnel sécurisé permettant à un Utilisateur d'accéder aux fonctionnalités qui lui sont ouvertes.
- Données : l'ensemble des informations saisies, importées ou générées dans le cadre de l'utilisation du Service, y compris les données à caractère personnel.
3. Acceptation des conditions
L'utilisation de la Plateforme suppose l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. En créant un compte ou en accédant au Service, l'Utilisateur reconnaît avoir lu, compris et accepté les CGU. Lorsque l'Utilisateur agit pour le compte d'un Établissement, il garantit disposer des pouvoirs nécessaires pour engager celui-ci.
Si l'Utilisateur n'accepte pas les présentes CGU, il doit renoncer à utiliser le Service.
4. Description du service
Kay School est une plateforme de gestion scolaire qui met à disposition des Établissements et des familles un ensemble de modules, notamment :
- la gestion des élèves, des classes, des promotions et des inscriptions ;
- le suivi des présences et des absences ;
- la gestion des notes, des évaluations et des bulletins ;
- la gestion des paiements et le livre de caisse ;
- la communication entre l'Établissement, les enseignants et les parents ;
- la vidéosurveillance optionnelle des salles de classe, permettant de visionner le flux en direct des caméras installées dans les locaux et les enregistrements associés ;
- les notifications et rapports.
L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer, d'ajouter ou de supprimer des fonctionnalités afin d'améliorer le Service.
Le module de vidéosurveillance est activé à la seule initiative de l'Établissement, qui en est responsable. Compte tenu de la présence d'élèves mineurs, son utilisation est subordonnée au recueil préalable, par l'Établissement, du consentement des titulaires de l'autorité parentale, à une information claire et à une signalétique appropriée. Les modalités (finalités, destinataires habilités, durées de conservation, droits des personnes) sont détaillées dans la Politique de confidentialité.
5. Création et gestion du compte
L'accès aux fonctionnalités nécessite la création d'un compte. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour, et à les actualiser en cas de changement.
Les identifiants de connexion sont strictement personnels et confidentiels. L'Utilisateur est seul responsable de leur conservation et de toute activité réalisée depuis son compte. Il s'engage à informer sans délai l'Éditeur de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute faille de sécurité dont il aurait connaissance.
6. Rôles des parties dans le traitement des données
Dans le cadre du Service, l'Établissement agit en qualité de responsable du traitement des données de ses élèves, parents et personnels. L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, traitant les données pour le compte et sur instruction de l'Établissement, dans les conditions prévues à l'article 48 et suivants du Code du numérique et à l'article 28 du RGPD.
Les modalités de ce traitement, les mesures de sécurité et les droits des personnes concernées sont détaillés dans la Politique de confidentialité.
7. Obligations de l'utilisateur
L'Utilisateur s'engage à :
- utiliser le Service conformément à sa destination et à la législation en vigueur ;
- ne saisir que des données licites et ne traiter des données personnelles que dans le respect du Code du numérique et du RGPD ;
- ne pas porter atteinte à la sécurité, à l'intégrité ou à la disponibilité de la Plateforme ;
- respecter les droits des tiers, notamment les droits de propriété intellectuelle et le droit à la protection des données ;
- ne pas utiliser le Service à des fins frauduleuses, abusives ou contraires à l'ordre public.
Les usages interdits sont détaillés dans les Termes d'utilisation.
8. Abonnement, tarifs et paiement
L'accès à certaines fonctionnalités peut être soumis à un abonnement payant. Les tarifs, la durée et les modalités de renouvellement sont communiqués à l'Établissement préalablement à la souscription. Sauf disposition contraire, les abonnements sont renouvelables par tacite reconduction et peuvent être résiliés dans les conditions prévues au contrat de souscription.
Les paiements s'effectuent par les moyens proposés (carte bancaire, Mobile Money, virement). Tout retard ou défaut de paiement peut entraîner la suspension de l'accès au Service après information préalable.
9. Propriété intellectuelle
La Plateforme, son architecture, ses codes sources, ses interfaces, ses marques, logos et éléments graphiques sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses partenaires et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Les présentes CGU confèrent à l'Utilisateur un simple droit d'usage, personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement.
Les Données saisies par l'Établissement demeurent sa propriété. L'Éditeur ne dispose d'aucun droit sur ces Données au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du Service.
10. Disponibilité et maintenance
L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la continuité du Service. Il se réserve la possibilité d'interrompre temporairement l'accès pour des opérations de maintenance, de mise à jour ou de sécurité, en s'efforçant d'en limiter l'impact et d'en informer préalablement les Utilisateurs lorsque cela est possible.
11. Responsabilité et garanties
L'Éditeur s'engage à fournir le Service avec diligence et selon les règles de l'art. Sa responsabilité ne saurait toutefois être engagée en cas :
- d'usage non conforme de la Plateforme par l'Utilisateur ;
- de saisie de données erronées, illicites ou incomplètes par l'Utilisateur ;
- d'indisponibilité due à un cas de force majeure ou à des réseaux de communication tiers ;
- de perte de données résultant d'un manquement de l'Utilisateur à ses obligations.
L'Utilisateur demeure responsable de l'exactitude des Données qu'il saisit et de la finalité de leur traitement.
12. Suspension et résiliation
En cas de manquement grave ou répété aux présentes CGU, l'Éditeur peut suspendre ou résilier l'accès au Service après notification et, lorsque cela est possible, mise en demeure restée sans effet. À l'issue de la relation contractuelle, l'Établissement dispose d'un délai raisonnable pour récupérer ses Données, après quoi celles-ci sont supprimées ou anonymisées conformément à la Politique de confidentialité.
13. Protection des données personnelles
Le traitement des données à caractère personnel réalisé dans le cadre du Service est régi par la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU et détaille notamment les finalités, les bases légales, les durées de conservation et les droits des personnes concernées.
14. Modification des conditions
L'Éditeur peut modifier les présentes CGU afin de les adapter à l'évolution du Service ou de la réglementation. Les Utilisateurs sont informés de toute modification substantielle par un moyen approprié. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles conditions vaut acceptation de celles-ci.
15. Droit applicable et règlement des litiges
Les présentes CGU sont régies par le droit de la République Démocratique du Congo, et notamment par le Code du numérique. En cas de litige, les parties s'efforcent de rechercher une solution amiable préalablement à toute action contentieuse. À défaut d'accord, le litige sera porté devant les juridictions compétentes de la République Démocratique du Congo. Lorsque le RGPD trouve à s'appliquer, les dispositions impératives protégeant les personnes concernées demeurent réservées.
16. Contact
Pour toute question relative aux présentes conditions, l'Utilisateur peut contacter l'Éditeur à l'adresse gaiusmikobi3@gmail.com ou par téléphone au +243 99 48 68 057 / +243 81 07 98 631.